Dance Studio Eier | April 2024

Vi satte oss ned denne uken med ClassJuggler Dance Jon Koerber spør ham hva studioeiere bør vurdere når de diskuterer om tiden er riktig å kjøpe og sette opp program for dansestudio for å hjelpe dem med å drive virksomheten.

Siden du er president for et selskap som tilbyr programvare på nettet, vil du ikke være tilbøyelig til det bestandig si: ‘Nå er tiden inne!’?

' Du blir kanskje overrasket over å høre dette, men nei, nå kan det ikke være det rette tidspunktet for deg å begynne å bruke et programvareprodukt for å hjelpe deg med å administrere dansevirksomheten din. ”

Og igjen, det kan være riktig tidspunkt?

'Selvfølgelig! Faktisk sannsynligvis. Men for å vite sikkert, tror jeg det er minst fem viktige spørsmål dansestudieeiere eller ledere bør stille seg selv. For det første bør du spørre: ‘Blir virksomheten min for stor til å håndtere manuelt?’ ”

Jeg antar at du mener, hvor mange studenter trenger jeg før det er fornuftig å begynne å administrere dansestudioet mitt med programvare?

“I utgangspunktet, ja. For å svare, la oss starte med en analogi. Anta at du vil sy ditt eget antrekk du ikke trenger å skaffe deg og drive en tekstilfabrikk, ikke sant? Selvfølgelig ikke. En enkel symaskin er sannsynligvis det mest du trenger. Men hvis du vil sy hundre klesplagg hver uke, den enkle symaskinen kan ikke være opp til oppgaven, eller prosessen kan være for treg på en symaskin til forbrukerklasse sammenlignet med effektiviteten du får fra et kommersielt, datastyrt tekstilsystem.

Tilsvarende vil det være en grense for effektiviteten du kan få av å ha programvare for å håndtere planlegging, bokføring og studio, hvis du bare begynner eller med vilje holder danseskolen veldig liten - si med færre enn 30 studenter. studentopptegnelser, fordi selv den enkleste og beste planleggingsprogramvaren kan være overkill hvis påmeldingen din er liten eller du kjører et veldig begrenset antall klasser hver uke - akkurat som du ikke trenger en fabrikk for å lage en kjole. Men når registreringen begynner å bli 40, 50 eller 100 studenter, eller når du begynner å legge til klasser og instruktører, og klamrer seg til regnearkene, klistrelappene og andre diverse verktøy du startet med å bruke da du åpnet dørene dine, vil det bare hindre veksten din i stedet for hjelp det. ”

Jon Koerber.

lily pearl black age

Så hvordan kan Jeg forteller når skolen min er stor nok til at det er fornuftig å investere i dansestudioprogramvare?

”Det er ikke noe magisk antall studenter eller klasser i seg selv. Men etter hvert som elevantallet ditt og antall klasser begynner å vokse, vil du vite det før noen når du begynner å bli hengslet av all administrasjon av å drive en bedrift og bruker mindre tid på å gjøre det du liker - å lære dans. For en voksende skole blir effektiviteten du får ved å sette opp og bruke programvare for studioadministrasjon åpenbar, og programvaren vil raskt betale for seg selv fra den tiden du sparer. '

Og selvfølgelig vil det være litt installasjonstid, prøver å lære programvaren og slikt?

'Selvfølgelig. Og alles behov og læringshastigheter er forskjellige. Så sørg for at programvareleverandøren du velger har et sterkt kundeopplæring og støtteomdømme - og svarer raskt på samtaler og e-postmeldinger. Det kan utgjøre hele forskjellen i suksess eller fiasko når du velger å implementere administrasjonsprogramvare!

Men vi har sett at selv for dansestudieeiere eller ledere som føler at de ikke er datamaskinkunnige, opplever de raskt tidsbesparelser og kostnadsbesparelser. Tenk på hva noen studioeiere har sagt om effektiviteten de har innsett når de begynte å bruke vår. For eksempel fortalte en studioeier oss at deres månedlige fakturering, som det tidligere tok dager å gjøre, nå tar praktisk talt ingen tid i det hele tatt, fordi kundene kan se og til og med betale saldoen som skal betales gjennom vår kundeportal. Og en av favorittene mine er hvordan en annen kunde delte at hennes sene betalinger har falt 95 prosent siden implementeringen av vårt elektroniske betalingssystem. ”

Hva er det andre spørsmålet jeg bør stille som studioeier?

“Spør deg selv:” Berettiger inntektene studioet mitt genererer kostnadene ved å investere i en programvareløsning for virksomheten? ”Noen av leserne dine har utvilsomt hørt om begrepet“ kostnads-nytte-analyse ”. Når det gjelder å kjøpe programvare for forretningsadministrasjon for studioet ditt, betyr dette at du må finne ut om de månedlige kostnadene for programvaren vil tilstrekkelig redusere kostnadene for din nåværende virksomhets ineffektivitet hvis du skulle fortsette å gjøre ting manuelt i stedet for å dra nytte av effektiviteten. og kunnskap du får ved å bruke et kraftig verktøy for forretningsadministrasjon. ”

Visst, tid er penger, som vi alle vet. Men hvordan anbefaler du å gjøre en kostnads-nytte-analyse?

popstjerner-quiz

'Beregn tiden du og personalet ditt for tiden bruker hver måned på å spore inntekter og utgifter, samle månedlige eller kvartalsvise rapporter om inntekt, utfall, oppmøte, forretningsvekst og slikt, pluss kundeadministrasjonstid (registrering, fakturering, betaling) - i utgangspunktet alle funksjoner du gjør manuelt som kan automatiseres med programvare. Multipliser det med timeprisen du betaler ansatte som gjør dette arbeidet, eller din egen tids verdi. Du har da fått et solid dollarbeløp som du kan sammenligne med programvarekostnaden. De nåværende månedlige utgiftene dine vil nesten helt sikkert være mange ganger mer enn de månedlige kostnadene for programvare. Med riktig dansestudioprogramvare kan alle disse månedlige administrative oppgavene gjøres på sekunder eller minutter i stedet for timer eller kan gjøres av kundene selv. ”

Hva er det tredje spørsmålet jeg bør stille?

“Det tredje spørsmålet er det du naturlig nok vil tenke på etter at du har gjort en kostnads-nytte-analyse: 'Vil den klassebaserte forretningsprogramvaren jeg velger levere den nødvendige effektiviteten?' For å hjelpe deg med å svare på dette spørsmålet, må du bestemme hvilke nøkkelfunksjoner du trenger, slik at du kan matche programvaren til virksomheten din. Jeg liker å fortelle studioeiere om å fokusere på de fem viktigste måtene når de vurderer programvare, slik at de ikke blir for kjempede med å ta beslutninger om fine funksjoner eller funksjoner som ikke gir mye verdi for Bedriften. Bruker det mindre tid med bokføring? Fremskynde kundekontostyring? Få muligheten til raskt å kjøre statusrapporter om fakturering? Sende ut 300 robotekster for avslutning eller sende e-post til alle foreldrene dine på torsdagskurset? Kanskje det er å styrke kundene til å gjøre ting selv som de ansatte nå gjør, for eksempel å registrere seg for å være kunde, registrere seg for en klasse eller betale for klassene sine på nettet? Å få muligheten for instruktørene dine til å delta og spore timene sine på smarttelefonen ved hjelp av personalportalen vår kan være en vinner! Du får ideen til å identifisere de viktigste forretningsbehovene dine som en programvareløsning må kunne hjelpe deg med. Og deretter, eventuelt, lag også en liste over 'hyggelig å ha' - funksjoner som et programvareprodukt kan tilby som ville være nyttig, men som kanskje ikke er en avtalsbryter. Å dele listen din opp i forhold til behov vil hjelpe deg med å velge riktig produkt. ”

Noen forslag til den beste måten å sørge for at jeg lister opp alle funksjonene som er av interesse for meg, siden jeg kanskje ikke vet hva programvaren er i stand til?

'Sikker. Ta en titt på det uavhengige programvare for sammenligning av dansestudioprogramvare, Capterra . Tjenesten sammenligner mer enn 70 programvareprodukter som er spesifikke for behovene til dansestudioer. Men noen av disse programvareløsningene tilbyr bare en eller to forretningsadministrasjonsfunksjoner, for eksempel bare bokføring eller bare timeplanlegging. Så her er trikset: bruk sjekklisteverktøyet Capterra produktsammenligning ‘Filterresultater’, som du ser i venstre kolonne. Bare sjekk noen av elementene i listen som er viktige for deg, og klikk deretter på 'Bruk filtre'. Det vil forkorte listen over konkurrenter til bare de som har funksjonene du leter etter. '

Og det fjerde spørsmålet jeg burde stille?

'Det fjerde spørsmålet er ganske enkelt dette:' Hva synes andre om denne programvaren jeg ser på? 'To gode ressurser for å få svaret på det er Serchens programvare for danseskole eller Capterras liste . Legg merke til deres samlede poengsum fra kunder (begge sider bruker en fem-punkts skala), og bla gjennom vurderingene selv, akkurat som du kanskje hvis du ønsket å kjøpe et produkt på Amazon. Og akkurat som Amazon-kundeanmeldelser, se etter hva mest av dem sier, ettersom det alltid vil være noen rare der ute - en anmelder som hater en bestemt funksjon som 50 andre eiere elsker. Likevel er slike lister ekstremt verdifulle for å velge den beste programvaren for å møte behovene til dansestudioet ditt. ”

Noe som fører til det femte spørsmålet jeg burde til…

'‘ Har jeg tid til å gjøre dette? ’Jeg er sikker på at enhver dansestoleier som prøver å bestemme om de skal kjøpe, allerede lurer på dette. La oss innse det, det vil ta litt tid å analysere om tidspunktet er riktig, velge riktig leverandør og deretter få programvaren konfigurert til å fungere for din virksomhet. Men hvis en eier eller leder av et dansestudio føler at de rett og slett ikke har tid til å gjøre dette arbeidet, er det faktisk det beste indikatoren at de ikke driver sin virksomhet, men at deres virksomhet driver dem! Dette er nettopp tiden for å ta spranget til å bruke programvare for studioadministrasjon. Jeg kjenner eieren av en klassebasert virksomhet i Seattle-området som fremdeles prøver å operere uten administrasjonsprogramvare, til tross for at de har over tusen studenter. Det var et mareritt, og det var dyrt. Hun måtte ansette flere ansatte per student enn noen annen virksomhet jeg kjenner. Åpenbart bruker hun mye mer per måned på lønn, så vil hun noen gang betale for programvare månedlig.

flykte til margaritaville anmeldelser

Og ja, mens det tar tid å gjøre forskning for å velge riktig programvareleverandør, kan du spare deg for mye penger senere. Det er viktig at du tar et smart valg ved ditt første programvarekjøp, selv om du alltid kan bytte senere, kan arbeidet med å gjøre det være skremmende. '

For mer informasjon om ClassJuggler Dance, besøk www.danceclassjuggler.com .